Udostępnianie zasobów archiwalnych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Rzeszowie
Proces organizowania - powstania archiwum po byłej Milicji Obywatelskiej rozpoczął się w 1991 roku i funkcjonuje w tym kształcie do chwili obecnej. Z chwilą wejścia w życie ustawy o Policji nastąpił podział zbiorów archiwalnych pomiędzy Milicję a Służbę Bezpieczeństwa. Zasób archiwalny zgromadzony w archiwum KWP w Rzeszowie to w szczególności szeroko rozumiana dokumentacja zawierająca różnego rodzaju księgi, rejestry, kartoteki, fotografie, filmy, druki urzędowe a także nagrania dźwiękowe. Są to między innymi dokumenty z okresu Polski Ludowej świadczące o rozwoju gospodarki regionu, kultury oraz o wszelkich zmianach ustrojowych, stosunkach społecznych na przestrzeni kilkudziesięciu lat. Jest to atrakcyjny zasób dla badaczy naukowych jak też weryfikacji faktów zaistniałych w przeszłości. Omówienie całokształtu zagadnień i form związanych z ich powstawaniem i opracowywaniem nie jest możliwe z uwagi na różnorodność ich charakteru. Zbiór archiwalny zgromadzony w archiwum wyodrębnionym Komendy Wojewódzkiej Policji podporządkowany jest Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji i obejmuje akta wytworzone od 1956 roku do chwili obecnej. Natomiast wszystkie dokumenty i inne materiały wytworzone przez organy bezpieczeństwa państwa tj. MO do 1954 r. i SB do 31.07.1990 r. zgodnie z zapisem art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej Komisji Ścigania Zbrodni Przeciwko Narodowi Polskiemu - zostały przekazane do archiwum Instytutu Pamięci Narodowej Oddział w Rzeszowie.
Jednym z podstawowych zadań archiwum wyodrębnionego jest obsługa własnej instytucji poprzez gromadzenie i ewidencjonowanie dokumentów, aczkolwiek zabezpieczenie materiałów historycznych o wartości trwałej dla potrzeb regionu i badań naukowo-historycznych nie jest z tego powodu zaniedbane.
Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Rzeszowie wykonuje usługi archiwalne w zakresie opracowywania kwerend kopiowania, przetwarzania, a także przekazywania danych przy użyciu różnych systemów teleinformatycznych lub informatycznych nośników danych. Równie ważnym zadaniem jest udostępnianie materiałów archiwalnych i prowadzenie działalności informacyjnej
Każdy obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej, a prawo do uzyskiwania informacji obejmuje również dostęp do dokumentów archiwalnych. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym jest więc dopuszczalnym przez Konstytucję wyjątkiem od zasady konstytucyjnego prawa do informacji, w tym również informacji archiwalnych bowiem zawiera odmienne zasady i tryb dostępu do dokumentacji archiwalnej przez różne uprawnione podmioty.
Zakres, forma i sposób korzystania z dokumentów archiwalnych określa Zarządzenie nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22.09.2000 r. w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w resorcie spraw wewnętrznych i administracji. Procedura udostępnienia odbywa się zależności od charakteru i rodzaju dokumentacji oraz podmiotu występującego o udostępnienie. I tak udostępnienie może być do celów:
-naukowo – badawczych,
-służbowych,
-publicystycznych i innych.
Udostępnienie do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych może nastąpić wówczas, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i obywateli.
Najczęściej realizowanym udostępnieniem na szczeblu Komendy Wojewódzkiej Policji jest udostępnianie studentom statystyki policyjnej do wykorzystania w pracach magisterskich, dyplomowych i innych. Aby uzyskać wgląd do tych danych student winien skierować do Podkarpackiego Komendanta Wojewódzkiego podanie o wyrażenie zgody na udostępnienie tych danych. Ponadto w podaniu należy umieścić: temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania, dane osobowe ubiegającego się oraz nazwę instytucji, w której lub na rzecz której praca jest realizowana, określenie potrzeb dotyczących danych statystycznych czyli rodzaj badań, zasięg terytorialny oraz czasowy. Do podania należy dołączyć zaświadczenie z uczelni.
Udostępnienie dla celów innych niż naukowo-badawczych wymaga od osoby ubiegającej się wykazania swojego interesu prawnego.
Osobie fizycznej bądź prawnej zgodę na udostępnienie akt przechowywanych w resorcie spraw wewnętrznych wydaje Minister Spraw Wewnętrznych lub upoważniona przez niego osoba.